Fagsystem

Hva er et fagsystem
Ordet fagsystem favner vidt og er upresist. Begrepet brukes ofte om saksbehandlingssystem, beslutningsstøttesystem, informasjonssystem, kunnskapssystem, dokumenthåndteringssystem, kundebehandlingssystem etc.

Arkivverket skiller vanligvis mellom ”internadministrative system” og ”fagspesifikke system”. Internadministrative system er spesialiserte verktøy til støtte for spesialiserte og interne arbeidsoppgaver knyttet til lønn, personal og journalføring.
Fagspesifikke system er system som skal håndtere spesialiserte fagoppgaver. Et elektronisk fagsystem blir ofte definert som et støttesystem for saksbehandling i en virskomhet, gjerne tilpasset håndtering av større mengder med saker som krever lik saksbehandling. 

Hva er utfordringene med fagsystem?
Mange fagsystem er laget for å dekke saksbehandlernes behov uten å ta hensyn til arkivtjenesten og de lovkrav som gjelder for offentlige virksomheter. Dette gjelder spesielt ift. journalføring og langtidsbevaring.

Dokumentene i fagsystemer er på lik linje med dokumentene i et Noark-godkjent sak-arkivsystem en del av virksomhetens arkiv og skal være underlagt arkivtjenestens kontroll. Det er defor viktig at arkivtjenesten har oversikt over hvilke fagsystemer som er i bruk, hvilke funksjoner de har og hva de ineholder av dokumenter. 

Hvilke arkivfaglige krav skal stilles til fagsystem?

• Finn ut hva systemet skal gjøre og om systemet håndterer saksdokument som skal eller bør journalføres og arkiveres.
• Spesifiser krav til arkivfunksjonene i systemet, i tråd med arkivregelverket.
• Kontroller at relevante Noark 5-krav blir oppfylt og at innsyn kan gis.
• Vurder om innholdet skal bevarast og bygg eventuelt inn avleveringsfunksjoner i tråd med spesifikasjonene i Noark 5. Sørg for at systemet sin funksjonalitet for journalføring og arkivering er godkjent av Riksarkivaren før systemet blir tatt i bruk.

Se Riksarkivet sin nettside for mer informasjon om fagsystem.