Avlevering av kommunale elektroniske arkiv

KUBEN er arkivdepot for alle kommunene i tidligere Aust-Agder, samt for Aust-Agder fylkeskommune. Det vil si at alle kommunalt skapte arkiver, både fra sentraladministrasjonen og fra fagenheter, kan overføres til KUBEN for deponering når de er avsluttet og har gått ut av administrativ bruk. Dette gjelder også for elektronisk skapt arkivmateriale. Avlevering av elektronisk arkivmateriale skal omfatte definerte uttrekk av data fra IT-system, og ikke selve IT-systemene.

I tillegg til NOARK-baserte arkivsystem har kommunene også ulike elektroniske fagsystemer med viktig rettslig - og forvaltningsmessig dokumentasjon. Kommunene er pliktige til å sørge for at også informasjon fra disse systemene sikres for ettertiden gjennom uttrekk og deponering.

KUBEN har tatt utgangspunkt i Riksarkivets Normalinstruks for arkivdepot i kommuner og fylkeskommuner ved utarbeidelse av retningslinjer for avlevering og deponering av kommunale papirarkiver (og elektronisk skapt materiale). Retningslinjene er hjemlet i Lov om arkiv og Riksarkivarens forskrift Kapittel 5. Elektronisk arkivmateriale. Lagringsmedier, format og avlevering.

 Hvorfor avlevere system?

Det kan være flere grunner til at virksomheten ønsker å avslutte et system; periodisering, kommunesammenslåing, opprettelse av ulike interkommunale tjenester eller innføring/bytte av nytt system m.m. Uansett årsak vil det i slike tilfeller være hensiktsmessig å kontakte oss. Arkivdepot vil gjerne kobles inn i prosessen så tidlig som mulig.

 Avleveringsformat

Hva slags uttrekk som skal overføres til depot avhenger av hvilket system som er brukt. Dersom systemet har en NOARK5-kjerne må arkiveier levere et NOARK5-uttrekk. Dersom systemet ikke er fullelektronisk, som ofte er tilfelle med fagsystemer, ønsker vi at det foretas et SIARD-uttrekk. I noen tilfeller, for eksempel der systemet har vært fullelektronisk kun i deler av perioden, vil det være nødvendig med både et SIARD- og et NOARK-uttrekk, for å sikre at man får med all arkivverdig informasjon. Les mer om hva Arkivverket skriver om de ulike formatene.

Vi gjør oppmerksom på at det enn så lenge kun er NOARK som er godkjent avleveringsformat. Avlevering av et SIARD-uttrekk fritar derfor ikke kommunen fra langtidsbevaring av et papirarkiv som primærarkiv.

Vurdering av hva slags uttrekk som skal foretas gjøres best i samarbeid med oss. Det er viktig at dialogen starter før arbeidet med uttrekkene er i gang.

Les også hva som står om elektroniske arkiver i Riksarkivarens forskrift.

Tidsramme

Når det er satt en tidsramme for arbeidet med arkivuttrekkene er det viktig at dette blir meldt til KUBEN slik at vi kan planlegge og sette av tid til å teste og kvalitetssjekke uttrekkene. Dersom arkiveier vil levere uttrekk som ikke er meldt inn, risikerer de å havne bakerst i køen.

 Avlevering

Når avleveringen er klar må arkiveier fylle ut Egenerklæring for overføring av elektronisk arkiv, samt Arkivverkets Sjekkliste for overføring av elektronisk arkivmateriale og Skjema for arkivbeskrivelse.

 Det skal fylles ut ett skjema per uttrekk. Om det er usikkert hvor mange uttrekk som avleveres, eller dersom opplysningene som kreves fylt ut ikke er kjente, kan it-tjenesten i kommunen kontaktes, eventuelt instansen som foretar selve uttrekket. Testing av uttrekket blir ikke satt i gang før skjemaene er ferdig utfylt og mottatt hos depot. I tillegg til informasjonen i skjemaene er vi interessert i alt som omhandler arkivene. Utfyllende og god informasjon øker sannsynligheten for at testingen går raskt. Eksempel på slik informasjon kan være retningslinjer/rutiner for bruk, historikk, systemoppdateringer, integreringer, brukermanualer osv.

 Testing

Selve testingen av uttrekkene foregår på KUBEN. Hvor lang tid dette tar avhenger av tre ting:

1) kapasitet på KUBEN

2) hvor mange uttrekk som står på vent

3) kvaliteten på uttrekket/forarbeidet som er gjort.

 Etter testing vil arkiveier få beskjed om uttrekket er godkjent eller ikke. Om uttrekket er godkjent vil det tas inn i depot som en deponering. Kommunen vil også motta en rapport med oversikt over vår testing og hvilke feil/mangler vi har funnet, samt hva dette kan ha å si for senere bruk. Dersom uttrekket ikke blir godkjent sendes det tilbake en rapport som beskriver de feil som er avdekket, og som, om mulig, gir forslag til hva som kan gjøres for å bedre kvaliteten på uttrekket. Det må deretter lages en ny versjon av arkivuttrekket.

 Innsyn

Når uttrekket er tatt inn i depot kan arkiveier be KUBEN om tillatelse til å slå av basene. Tillatelsen forutsetter at kommunen har en fungerende innsynsløsning for det elektroniske materialet. Vi minner om at kommunene selv er ansvarlige for å betjene innsyn i både papir og elektroniske arkiv inntil materialet er gått ut av administrativt bruk.

 Lagring

Etter at uttrekket er godkjent vil det bli lagret på et eget område i sensitiv sone. Det vil deretter bli pakket og tilført standardiserte metadata, før det blir sendt til langtidsbevaring i KDRS depot.